Qué debes tener en cuenta para hacer una factura

Ahora que empiezas a desarrollar tu actividad y ya han llegado tus primeros clientes te encuentras con muchas dudas y una de ellas es cómo tienes que hacer las facturas para que sean correctas. Si todo va bien y empiezas a tener clientes la elaboración de facturas será una tarea habitual en tu negocio cada día. Sin embargo, elaborar y emitir una factura genera muchas dudas a emprendedores, startups y autónomos a diario.

La factura es el documento contable que refleja el resultado de una venta en la empresa. Es un documento que debes elaborar con mucho cuidado ya que todas las facturas que emitas deben ser contabilizadas en tu empresa y serán determinantes para calcular los resultados del ejercicio. Por ello, es algo a lo que tienes que prestar mucha atención.

La factura es el documento contable que refleja el resultado de una venta en la empresa.

Hoy en día puedes elaborar tus propias facturas de muchas formas diferentes. Desde usar un sencillo Excel hasta usar programas específicos para la elaboración de facturas. Con independencia del sistema que uses para hacer tus facturas hay ciertos aspectos que debes cuidar:

  • Registro de facturación. A la hora de elaborar tus facturas debes establecer un orden y una numeración. Esta numeración que será única y exclusiva para cada factura es fundamental para que puedas llevar un seguimiento contable de tus ingresos. Además, será la forma de identificar los diferentes servicios prestados productos vendidos.
  • Información completa. Para que una factura sea válida hay cierta información que debe contener y que debes revisar siempre antes de enviarla. La información que debes incluir es:
    • Información sobre el emisor, la persona que emite la factura. Es necesario incluir al menos nombre o razón social, dirección y NIF o CIF. Como información adicional se puede incluir el teléfono o un email.
    • La numeración asignada a la factura. Esta numeración debe ser correlativa, comenzando desde la primera hasta la última factura emitida en ese ejercicio.
    • Fecha de emisión. Es importante incluir siempre la fecha y esta fecha tendrá una relación directa con la numeración de la factura.
    • Datos del receptor. Debes incluir información completa de tu cliente o persona a quién emites la factura. Los datos básicos con nombre, dirección, DNI o CIF. También en este caso puedes añadir el teléfono o email si lo consideras necesario.
    • Concepto. El servicio prestado o la descripción del producto que se ha facturado es importante que se detalle adecuadamente en la factura.
    • Base imponible. La cantidad por la cual se está facturando es otro aspecto importante.
    • IVA. De forma independiente debe aparecer el IVA indicando en cada caso que porcentaje de IVA se está aplicando.
    • IRPF. Si eres autónomo o autónoma debes incluir la retención correspondiente al impuesto sobre la renta de las personas físicas. Aquí también tienes que indicar el porcentaje que te corresponde.
    • El total de la factura. A la base imponible tendrás que restarle el IRPF y sumarle el IVA. Esto será en el caso de que se apliquen todos los conceptos, si no aplicas IRPF solo tendrás que sumarle el IVA a la base imponible. Este será el importe total de la factura.
    • Método de pago. Es importante que recojas en la factura el método de pago que tiene el cliente, si es por transferencia, tarjeta o en efectivo. De igual forma debes indicar si se paga todo al inicio, al final o en algún porcentaje por hitos.
  • Tener clara la información correspondiente al IRPF y al IVA. Estos dos conceptos tan habituales en muchas ocasiones generan dudas sobre el porcentaje a aplicar. Según tu caso y tu circunstancia podrás aplicar una cantidad diferente tanto en uno como en otro. No será lo mismo si eres autónomo profesional o si eres autónomo. Lo mismo ocurre con el IVA, no es lo mismo según tu actividad, o incluso puede que estés exento de aplicarlo.

Como puedes ver emitir facturas que puede parecer algo muy natural no es tan sencillo como puedes pensar y hay que tener en cuenta estos aspectos si no quieres llevarte sorpresas a la hora de hacer el cálculo del ejercicio fiscal y contable. Confiamos en que estos consejos te hayan ayudado a tener una visión global de cómo emitir tus facturas y, en cualquier caso, siempre puedes pedir consejo a un asesor profesional.

Imagen de Portada / Pixabay

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